La presente Procedura, adottata da Peck S.p.A., ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni, adeguatamente circostanziate, su violazioni di leggi e regolamenti (come di seguito individuati) da parte del Personale (c.d. Whistleblowing).

La procedura è finalizzata a dare attuazione al Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la “protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing)”.

Per quanto non espressamente indicato dalla presente Procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal Decreto Legislativo n. 24/2023 sopra richiamato.

In estrema sintesi, scopo della Procedura è quello di:

identificare i soggetti che possono effettuare segnalazioni;
circoscrivere il perimetro di condotte, avvenimenti ovvero azioni che possono costituire oggetto di segnalazione;
identificare i canali attraverso cui i soggetti legittimati possono effettuare segnalazioni;
illustrare le modalità operative per la presentazione e la gestione di segnalazioni, nonché per le eventuali conseguenti attività di accertamento;
informare il segnalante ed il segnalato circa le forme di tutela che vengono riconosciute e garantite.

2.DEFINIZIONI

Ai fini della presente Procedura le seguenti espressioni hanno il significato indicato:

ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione, sito web www.anticorruzione.it
Divulgazione pubblica: rendere di pubblico dominio informazioni su violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
Facilitatore: persona che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza è mantenuta riservata;
Gestore: LIGHTMILL S.r.l. società tra avvocati nella persona dell'avv. Filippo Ganci, soggetto (nominato altresì quale Responsabile del trattamento) incaricato da Peck S.p.A. di gestire le segnalazioni oggetto della presente Procedura;
Segnalante: persona fisica che effettua la segnalazione interna od esterna o la Divulgazione pubblica di informazioni su violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;
Segnalato: persona menzionata nella segnalazione interna o esterna, ovvero nella Divulgazione pubblica, intesa come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
Segnalazione: comunicazione scritta od orale di informazioni su violazioni, compresi i fondati sospetti riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse in Peck S.p.A., nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
Segnalazione anonima: segnalazioni prive di elementi che consentano di identificare il loro autore
Segnalazione esterna: comunicazione, scritta od orale, di informazioni su violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna di cui al paragrafo. 5.2
Segnalazione interna: comunicazione, scritta od orale, di informazioni su violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna di cui al paragrafo. 5.1
Segnalazione non rilevante: qualsiasi comunicazione ricevuta avente ad oggetto comportamenti che non costituiscono violazioni. Sono considerate segnalazioni non rilevanti anche tutte quelle comunicazioni ricevute che, sulla base della genericità dei contenuti, non consentono di compiere adeguate verifiche;
Società: Peck S.p.A., con sede in Milano, Via Spadari 9;
Violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l’integrità di Peck S.p.A. e che consistono nelle condotte di cui al paragrafo 4.

3.DESTINATARI

Tutto il personale dipendente di Peck S.p.A. assunto a tempo indeterminato e determinato (dirigenti, quadri, impiegati, operai), amministratori, membri di organi sociali e di vigilanza, nonché tutti coloro che, a diverso titolo, intrattengono rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con la Società, ivi compresi i collaboratori, gli stagisti, i somministrati, i consulenti, gli agenti, i fornitori e i business partner, anche prima che il rapporto giuridico con la Società sia iniziato o successivamente al suo scioglimento.

4.OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

4.1 Possono costituire oggetto della Segnalazione:

violazioni rilevanti ai sensi del d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
violazioni del diritto dell’Unione Europea e cioè:

illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea relativi ai seguenti settori:
- appalti pubblici;
- servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
- sicurezza e conformità dei prodotti;
- sicurezza dei trasporti;
- tutela dell'ambiente;
- radioprotezione e sicurezza nucleare;
- sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
- salute pubblica;
- protezione dei consumatori;
- tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione europea, nonché quelli riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati.

4.2 Sono escluse dal perimetro di applicazione della Procedura le Segnalazioni inerenti a:

contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di regole/procedure interne;
violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione Europea;
violazioni disciplinate in via obbligatoria da atti dell’Unione Europea o nazionali, come indicati nell’art. 1, co. 2, lett. b), del d.lgs. n. 24/2023 (in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente);
richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali nei confronti di Peck S.p.A., ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati - GDPR) e dei d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 e successive modifiche e integrazioni, per le quali si rimanda ai dati di contatto del DPO della Società.

5.MODALITÀ DI SEGNALAZIONE

I Destinatari della presente Procedura che vengono a conoscenza di Violazioni sono tenuti ad effettuare una Segnalazione attraverso i canali di segnalazione interni di seguito descritti, che consentono la presentazione delle stesse per iscritto oppure oralmente.

5.1 Canale interno

La Segnalazione:

è trasmessa tramite lettera raccomandata con ricevuta di ritorno all’indirizzo via Lentasio n. 9, 20122 Milano (MI) al Gestore. Al fine di meglio tutelare la riservatezza del Segnalante nonché agevolare il processo di protocollazione della Segnalazione in base ai necessari criteri di riservatezza, si consiglia di predisporre due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del Segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la Segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla Segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata - personale” al Gestore;
è trasmessa tramite la linea telefonica dedicata, al numero +39 0236693161.

Su richiesta del Segnalante, può essere fissato un incontro diretto con il Gestore; il Gestore comunicherà per iscritto al Segnalante la data dell’incontro medesimo, che verrà fissato in un termine non superiore a 15 giorni dal ricevimento della richiesta. In tal caso, previo consenso del Segnalante, il colloquio è documentato a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale, che il Segnalante può verificare, rettificare e confermare mediante sottoscrizione.

Chiunque riceva una Segnalazione al di fuori dei canali sopra indicati, provvede a recapitarla tempestivamente in originale e con gli eventuali allegati al Gestore delle Segnalazioni.

5.2 Segnalazione esterna

Il Segnalante ha facoltà di presentare la propria Segnalazione all’ANAC, tramite il canale di Segnalazione esterno dalla stessa messo, solo se:

ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
ha fondati motivi di ritenere che, qualora effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

5.3 Divulgazione pubblica

Il Segnalante può procedere tramite Divulgazione pubblica solo se:

ha già effettuato una Segnalazione interna ed esterna e non ha avuto alcun riscontro;
ha fondato motivo di ritenere che, in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito.

5.4 Segnalazione anonima

Potranno essere prese in considerazione anche le Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate e dettagliate. Le Segnalazioni anonime limitano la possibilità per Peck S.p.A. di investigare efficacemente in quanto risulta impossibile instaurare un agevole canale informativo con il Segnalante. Peck S.p.A. considera, tra i fattori rilevanti per valutare la Segnalazione anonima, la gravità della Violazione riportata, la credibilità dei fatti rappresentati e la possibilità di verificare la veridicità della Violazione da fonti attendibili.

In ogni caso, le tutele di cui al successivo paragrafo 9 saranno assicurate solo qualora il Segnalante venga successivamente identificato ovvero la sua identità emerge in un secondo momento.

6.CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

6.1 Le Segnalazioni devono essere, in ogni caso ed a prescindere dal canale utilizzato per la loro presentazione, circostanziate e fondate, in modo da consentire di approntare le dovute misure e di effettuare gli opportuni accertamenti e approfondimenti, anche mediante lo svolgimento di investigazioni e la formulazione di richieste di chiarimenti al Segnalante, laddove individuato.

In particolare, la Segnalazione dovrà avere il seguente contenuto minimo ed indicare pertanto:

le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

6.2 Il Segnalante può consentire la propria identificazione, indicando i recapiti ove è possibile contattarlo (a mero titolo esemplificativo: nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono), possibilmente diversi da quelli professionali. In assenza di tale indicazione e, dunque, in assenza della possibilità di interagire con il Segnalante per la gestione della Segnalazione, la stessa potrà essere considerata come non gestibile ai sensi della disciplina whistleblowing e sarà eventualmente trattata come segnalazione ordinaria.

Dopo aver effettuato una Segnalazione, il Segnalante che ravvisa la presenza di eventuali errori può darne immediata informazione attraverso lo stesso canale al quale è stata presentata la Segnalazione.

6.3 Sono da ritenersi Segnalazioni non rilevanti le Segnalazioni che si dovessero rivelare volutamente futili, false o infondate, con contenuto puramente diffamatorio o comunque aventi ad oggetto informazioni deliberatamente errate o fuorvianti, al solo scopo di danneggiare la Società, il Segnalato o altri soggetti interessati dalla Segnalazione, così come le Segnalazioni aventi natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale o etnica del Segnalato.

In tal caso, la Società si riserva di attuare adeguate azioni – anche mediante l’adozione di idonee sanzioni disciplinari – nei confronti del Segnalante, ferma restando la sua eventuale responsabilità penale e/o ai sensi dell’art. 2043 codice civile.

7.MODALITÀ DI GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Le modalità di gestione delle Segnalazioni interne sono le seguenti:

entro 7 giorni dalla ricezione della Segnalazione, il Gestore invia al Segnalante l’avviso di ricevimento della Segnalazione, tale riscontro non implica al Gestore nessuna valutazione dei contenuti oggetto della segnalazione, ma è unicamente volto ad informare il Segnalante dell’avvenuta corretta ricezione della Segnalazione;
il Gestore dovrà verificare i requisiti di procedibilità ed ammissibilità della segnalazione ( ad. Es. le indicazioni che fanno riferimento alle generalità che identificano il soggetto cui attribuire i fatti segnalati, o se il segnalante è un soggetto legittimato a fare la segnalazione e che essa rientri nell’ambito oggettivo di applicazione della disciplina in esame)
entro 3 mesi (prorogabili fino a 6 mesi in caso di giustificate e motivate ragioni) dalla data dell’avviso di ricevimento, il Gestore provvede a comunicare il riscontro della Segnalazione.

In caso di richiesta di incontro diretto, lo stesso verrà fissato entro 10 giorni dal momento in cui è pervenuta la relativa richiesta, ovvero, in caso di comprovata urgenza, entro 5 giorni decorrenti dalla stessa data.

La fase di istruttoria si concretizza nell’effettuazione di verifiche mirate sulla Segnalazione, che consentano di individuare, analizzare e valutare gli elementi a conferma della fondatezza dei fatti segnalati, anche tramite richiesta di integrazioni al Segnalante, se individuato e se necessario. Il Gestore può avvalersi dell’ausilio di funzioni interne di Peck S.p.A. nonché del supporto di professionisti e/o consulenti tecnici esterni, a seconda dell’oggetto della Segnalazione. Il Gestore assicura lo svolgimento dell’istruttoria in modo equo ed imparziale; ogni persona coinvolta nell’indagine è informata - una volta completata l’istruttoria - in merito alle dichiarazioni rese e alle prove acquisite a suo carico ed è messo in condizione di poter replicare alle stesse.
Se nel corso dell’istruttoria emergono elementi oggettivi comprovanti la mancanza di buona fede da parte del Segnalante, ne è data immediata comunicazione alle competenti funzioni di Peck S.p.A. per valutare l’attivazione di eventuali procedure sanzionatorie a carico del Segnalante; la Segnalazione è archiviata. La Segnalazione viene archiviata anche quando nel corso dell’istruttoria emerge la sua infondatezza.
Se, all’esito dell’attività istruttoria, è invece accertata la fondatezza della Segnalazione, è redatta una relazione riepilogativa delle verifiche effettuate e delle evidenze emerse, al fine di condividere con l’organo amministrativo l’adozione di azioni sanzionatorie e/o la predisposizione di azioni correttive. L’organo amministrativo valuta, inoltre, l’adozione di azioni a tutela della Società, anche in sede giudiziaria.
Il Gestore è tenuto a documentare l’intero processo di gestione della stessa, mediante supporti informatici e/o cartacei, e a conservare tutta la relativa documentazione, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle proprie funzioni istituzionali. Tutta la documentazione deve essere conservata per il tempo necessario alla gestione della Segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni a decorrere dalla chiusura della procedura di Segnalazione.

8.CONFLITTO DI INTERESSI

Nell’ipotesi in cui il Gestore coincidesse con il Segnalante, ovvero con il Segnalato, la Segnalazione sarà gestita da un altro soggetto designato dallo studio affinché la stessa possa essere gestita in modo efficace, indipendente ed autonomo, sempre nel rispetto dell’obbligo di riservatezza previsto dalla disciplina.

9.TUTELE DEL SEGNALANTE

Le tutele accordate al Segnalante possono essere garantite dalla Società solo nel caso in cui siano rispettate le indicazioni fornite dalla Procedura.

Non viene garantita alcuna protezione al Segnalante nel caso in cui egli abbia concorso alla realizzazione della condotta illecita. Le tutele accordate al Segnalante sono estese anche:

al Facilitatore;
alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante con uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
ai colleghi di lavoro del Segnalante con cui hanno un rapporto abituale e corrente;
agli enti di proprietà del Segnalante o per i quali il Segnalante lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.
La Società, nel predisporre e rendere effettivi i propri canali di Segnalazione interna, garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato e di eventuali altre persone coinvolte, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse. L’identità del Segnalante e qualsiasi informazione da cui essa possa evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni ed espressamente autorizzate a trattare tali dati.

Inoltre:

sono previste espresse forme di protezione dell’identità del Segnalante in sede penale, dinanzi alla Corte dei conti e in sede disciplinare (in tale ultimo caso, l’identità del Segnalante non può essere rivelata quando la contestazione dell’addebito disciplinare si fonda su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa);
nell’ambito di un procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto Segnalato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità. In ogni caso, la Società avvisa il Segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni che rendono necessaria la rivelazione di dati riservati, ovvero quando la rivelazione della identità del Segnalante è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta nella Segnalazione;
il fascicolo della Segnalazione è sottratto al diritto di accesso di cui agli artt. 22 e ss. L. 241/1990, nonché dagli artt. 5 e ss. d.Lgs. 33/2013.
La Società non tollera alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione non motivata o discriminazione nei confronti del Segnalante, del Segnalato e di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della Segnalazione. L’adozione di misure discriminatorie o ritorsive nei confronti del Segnalante potrà dare origine a procedimenti disciplinari nei confronti del responsabile.

Alla luce di quanto previsto dall’articolo 19, comma 1, d.lgs. n. 24/2023, resta ferma la possibilità per il Segnalante di poter comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritiene di aver subito nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

10.TUTELA DEL SEGNALATO

Sono previste idonee misure di tutela anche a beneficio del Segnalato, al fine di prevenire qualsiasi discriminazione. L’inoltro e la ricezione di una Segnalazione non sono sufficienti ad avviare alcun procedimento disciplinare nei confronti del Segnalato. Qualora si decida di procedere con l’attività di accertamento, il Segnalato potrà essere contattato e gli verrà assicurata la possibilità di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.

11.TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

La ricezione e la gestione delle segnalazioni in materia di Whistleblowing determinano in capo all’ente il trattamento dei dati dei soggetti che effettuano le Segnalazioni.

Ogni trattamento dei dati personali previsto dalla presente Procedura deve essere effettuato in conformità a quanto previsto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 c.d. Codice Privacy (ss. mm. e ii.).

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art. 23 del GDPR e 2-undecies del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati dalla Società in qualità di Titolare del trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del GDPR, fornendo idonee informazioni al Segnalante e alle persone coinvolte ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati. A tal fine, la Società fornisce apposita informativa sul trattamento dei dati personali effettuato in relazione all’acquisizione e alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla presente Procedura.

Inoltre, la Società, in linea con quanto previsto dall’articolo 13 d.lgs. n. 24/2023 nonché in osservanza di quanto previsto dagli artt. 24 e 32 del GDPR, individua misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (c.d. DPIA), disciplinando con contratto o altro atto giuridico ai sensi dell’art. 28 del GDPR il rapporto con eventuali fornitori esterni che trattano dati personali per suo conto con la qualifica di responsabile del trattamento.

12.AGGIORNAMENTO

Il Gestore riesamina su base periodica, ed eventualmente aggiorna, la Procedura, per garantirne il costante allineamento alla prassi aziendale e alla normativa di riferimento.

13.INFORMAZIONE E FORMAZIONE

La Procedura è diffusa tramite caricamento sul sito internet aziendale, esposizione nelle bacheche aziendali e ogni altro strumento ritenuto opportuno al fine di garantire una gestione consapevole, accurata e professionale delle segnalazioni. La Società promuove un’attività di comunicazione, informazione e formazione in merito alla Procedura, per assicurare la più efficace applicazione della stessa e la più ampia conoscenza della disciplina in materia di Segnalazioni, del funzionamento e dell’accesso ai canali e agli strumenti messi a disposizione per effettuare Segnalazioni e dei provvedimenti applicabili in caso di Violazioni. Ciò, in particolare, per adempiere agli oneri formativi ed informativi di cui agli articoli 4 comma 2 e art. 5 comma 1 lett. e) del Decreto.